Ein langer Weg bis zu einem digitalen Arbeitsplatz
Bisherige Implementierungen schöpfen Potenziale der Portaltechnologie noch
nicht aus
Viele Unternehmen setzten bereits Unternehmensportale ein, eine große Anzahl plant die Einführung eines Portals. Die Unternehmen schöpfen die Potenziale der Portaltechnologie jedoch in den wenigsten Fällen aus. Zu diesem Schluss kommt die Studie ‚Unternehmensportale in der Praxis – Erfahrungen, Perspektiven, Empfehlungen’ der Unternehmensberatung Binder & Company.
Von einer Portaleinführung erhoffen sich die Unternehmen in erster Linie eine
Kostenersparnis und damit verbunden auch eine Verbesserung der internen Abläufe. Acht von zehn befragten Unternehmen geben die Senkung der Prozesskosten als eines der Hauptziele an, neun von zehn wollen den Aufwand bei der Informationssuche und bei der Bedienung von Applikationen senken. Während Funktionen wie Single-Sign-On und Personalisierung weitgehend genutzt werden, befindet sich die Integration komplexer Applikationen und übergreifender Prozesse noch in der Planung. Gerade die Implementierung von Kernprozessen steht noch am Anfang. 62,5 Prozent der befragten Unternehmen geben an, keine unternehmenskritischen Abläufe in das Portal eingebunden zu haben. Die Anwender nutzen die Technologie im Schnitt nur wenige Minuten pro Tag. Erst ein Drittel der möglichen Anwender wird derzeit durchschnittlich über ein Unternehmensportal erreicht. „Der Reifegrad der Portale ist noch stark ausbaufähig. Der Anspruch einer übergreifenden Unternehmensplattform ist mit dem jetzigen Stand der Portalimplementierungen bei weitem noch nicht erreicht“ fasst Lutz Binder, Geschäftsführer von Binder & Company, zusammen.
Download: Expertenstudie Unternehmensportale
Unternehmen setzen höchste Priorität auf die Technologie
Unternehmensportale zeigen sich komplex in der Projektierung, unausgereift in
der
Technologie und strategisch noch unzureichend in der Unternehmensorganisation
verankert. Eine Portaleinführung wird von vielen Unternehmen zunächst
als
technologische Herausforderung behandelt. Die anwenderbezogene Konzeption von
Portalszenarien und die Begleitung der Veränderungsprozesse kommen erst
an zweiter
Stelle. Auch die Organisation der Projekte wird oft zu großen Teilen von
der IT Abteilung
übernommen. „Dies kann zu gravierenden Problemen führen“,
so Lutz Binder. „Das Portal
ist in erster Linie ein Medium für die Modellierung eines digitalen Arbeitsplatzes,
eine
Fokussierung auf Technologie verstellt den Blick auf die Anforderungen der Anwender
und die optimierte Nutzung der jeweiligen Applikationslandschaft“
Verbesserungswürdig: Projektorganisation und Change Management
Einige Faktoren, wie etwa das Portalmanagement, beeinflussen den Erfolg oder
Misserfolg eines Portalprojektes stark. Portalprojekte sind sehr komplex und
erfordern die
Abstimmung vieler Unternehmensbereiche auf technologischer und organisatorischer
Ebene. Unternehmen vernachlässigen häufig die Wichtigkeit der Projektleitung.
So
werden Aspekte der Projektorganisation nach einer Portaleinführung am häufigsten
als
verbesserungswürdig genannt.
Auch das Durchbrechen der technologischen Sicht auf das Unternehmensportal und
die
Begleitung der Veränderungsprozesse sind wichtige Faktoren auf dem Weg
zu einer
gelungenen Portaleinführung. So sollte das Portal nicht der Technik sondern
den
Bedürfnissen der Endanwender angepasst werden. Inhalt und Technologie müssen
parallel vorangetrieben werden. Die Studie stellt einen Zusammenhang zwischen
der
Wandlungsfähigkeit einer Unternehmung und dem Gesamterfolg einer Portaleinführung
fest. Bisher hat das Change Management jedoch nur einen geringen Stellenwert
in den
Projekten. So forderte ein Studienteilnehmer sehr direkt einen stärkeren
Fokus auf das
Change Management’ zu legen, ein anderer will die Endnutzer intensiver
schulen’, viele
verweisen auf bessere Information und Kommunikation.
Der inhaltliche Schwerpunkt vieler Portale liegt bei dem Informations- und
Wissensmanagement. Über 80 Prozent der teilnehmenden Unternehmen haben
bereits
Kunden- und Produktinformationen sowie Mitarbeiterinformationen in ihr Portal
integriert
oder planen dies. Einen weitaus niedrigeren Stellenwert genießen Supply
Chain
Management Prozesse oder Collaboration.
Dauer und Kosten einer Portaleinführung werden häufig unterschätzt
Die Dauer einer Portaleinführung ist stark abhängig von der Anzahl
der potenziellen
Endanwender und schwankt bei den befragten Unternehmen zwischen drei und dreißig
Monaten. Im Durchschnitt brauchten die Unternehmen rund ein Jahr für eine
Portaleinführung. Lediglich jedes zweite Unternehmen hält die geplante
Projektdauer ein.
Bei den Kosten zeigt sich ein ähnliches Bild. Nur rund 60 Prozent bleiben
in dem vorher
abgesteckten Rahmen. „Wenn Hürden und Risiken einer Portaleinführung
bereits im
Vorfeld erkannt oder richtig eingeschätzt werden, lassen sich drastische
Übersteigungen
des Zeit- und Kostenrahmens in der Regel vermeiden“, so Lutz Binder.
Studiendesign
Für die Studie wurden Entscheider und IT-Manager aus 32 Unternehmen mit
überwiegend mehr als 15.000 Mitarbeitern befragt. Alle untersuchten Unternehmen
haben bereits Erfahrung in der Einführung von Unternehmensportalen, mehr
als die
Hälfte der Unternehmen betreibt derzeit ein Portal. Binder & Company
erhob für die
Studie detailliert die geplanten und genutzten Portalszenarien der Unternehmen,
analysierte Ziele und Charakteristika der Projektdurchführungen und stellte
Erfolgskriterien für die Einführung auf.
Binder & Company (www.binder-company.de) ist ein auf Informationstechnologien
spezialisiertes Beratungsunternehmen. Besondere Expertise besitzen wir in den
Geschäftsfeldern Unternehmensportale, Projektmanagement, IT-Governance,
Wissensmanagement und Change Management. Binder & Company begleitet seine
Kunden von der Planung und Konzeption eines IT-Projekts bis hin zur Umsetzung
und
bereitet Unternehmen auf den Umgang mit innovativen Technologien vor. Zu unseren
Kunden zählen Großkonzerne aus unterschiedlichen Branchen.
Binder & Company, mit Sitz in Hamburg, wurde im Jahr 2003 von Lutz Binder
gegründet
und beschäftigt heute bereits zehn Mitarbeiter.
Ansprechpartner Presse:
Frau Ute Ahrens
ua@binder-company.de
Telefon: 040 / 68 98 67 0
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Expertenstudie Unternehmensportale
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